Dynamische uittrekstaten in Excel
Voor bijvoorbeeld calculaties en financiële overzichten is het erg handig om zogenaamde uittrekstaten aan een cel in Excel te kunnen toevoegen. Deze uittrekstaten kunnen gebruikt worden om de uitgerekende hoeveelheden nader te specificeren. Betterwin heeft een applicatie ontwikkeld waarmee heel flexibel gebruik gemaakt kan worden van professionele uittrekstaten. Hierna volgt een korte uitleg van de werking van deze uittrekstaten met behulp van enkele screenshots.
In onderstaand voorbeeld is een werkblad te zien waarbij een uittrekstaat is gekoppeld aan kolom B (hoeveelheid).
Door nu te dubbelklikken op een willekeurige cel in kolom B wordt een lege uittrekstaat geopend. In dit geval is gedubbelklikt op cel B2. Deze uittrekstaat is in het volgende screenshot te zien.
In de eerste cel van de uittrekstaat verschijnt de omschrijving van de cel waarop is gedubbelklikt. Aan deze uittrekstaat kunnen naar eigen wens kolommen en regels worden toegevoegd en verwijderd. Hieronder staat een eenvoudig voorbeeld waarin bovenstaande uittrekstaat is ingevuld. Voor de duidelijkheid wordt de actieve cel altijd weergegeven door een lichtblauwe achtergrond.
De uittrekstaat kan op allerlei manieren naar eigen inzicht worden aangepast. De uittrekstaat werkt als een gewoon Excel werkblad, waarbij ook allerlei formules uit Excel gebruikt kunnen worden. Na het invullen kan door middel van een druk op de knop ‘Opslaan’ de uittrekstaat worden opgeslagen. De waarde uit de cel met de totaaltelling wordt dan opgeslagen in de gekoppelde cel van het bronwerkblad. Dit is te zien in onderstaand screenshot.
De waarde uit de uittrekstaat is nu overgenomen in cel B2. Dat is de cel van waaruit de uittrekstaat werd geopend. Achter cel B2 is nu een # te zien, ten teken dat aan deze cel een uittrekstaat is gekoppeld. Zo kan aan elke cel van deze kolom een uittrekstaat worden gekoppeld. Een voorbeeld hiervan staat in het volgende screenshot.
Hierin is te zien dat aan een aantal cellen een uittrekstaat is gekoppeld (cellen met een #). Ook is het mogelijk om gewoon getallen in te voeren zonder gebruik te maken van een uittrekstaat. Een gekoppelde uittrekstaat kan te allen tijde overschreven worden. Dan verschijnt er een rood kruis achter de cel. Dat is een teken dat er een uittrekstaat aan de cel ‘hangt’, maar dat de waarde hiervan is overschreven. Door te dubbelklikken kan deze uittrekstaat weer worden geopend. En als dan weer op opslaan wordt geklikt, dan wordt de waarde uit de uittrekstaat weer overgenomen.
Een grote stap verder is om één uittrekstaat te kunnen koppelen aan meerdere broncellen. Vaak heeft een uittrekstaat betrekking op meerdere gegevens. Ter illustratie volgt hierna een voorbeeld van zo’n uittrekstaat.
In deze uittrekstaat zijn meerdere koppelingen met cellen uit de bronkolom aanwezig. De cellen die een koppeling bevatten zijn gemarkeerd door een gestreepte rand. Het beheer van deze koppelingen wordt geregeld door middel van de knop Koppeling beheer. Hierna verschijnt het volgende pop-up scherm:
Hierin is te zien welke regels uit het basisblad gekoppeld zijn aan welke cellen van de uittrekstaat. In dit scherm kunnen koppelingen worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Al deze wijzigingen worden verwerkt na het opslaan van de uittrekstaat.
Op deze manier kunnen heel flexibel complete modellen worden gebouwd in de uittrekstaat. Een ander groot voordeel is dat gegevens maar één keer hoeven te worden ingevoerd en dat achteraf altijd eenvoudig is na te gaan hoe een berekening tot stand is gekomen. Omdat de uittrekstaat gecodeerd wordt opgeslagen in het werkblad, zijn geen koppelingen nodig zijn met andere bestanden. De uittrekstaat is daardoor altijd beschikbaar. Dus ook als het bestand wordt gemaild of op een USB-stick wordt gezet.
Meer weten? Aarzel dan niet om vrijblijvend contact met ons op te nemen.
